Reservas de habitación para congreso

Reservas de habitación para congreso

¿Sabes exactamente cómo van a hacer las reservas de habitación los asistentes a tu evento? Imaginemos una situación habitual para cualquier organizador: hemos decidido cuál será el hotel oficial, reservado las salas que necesitamos, negociado un precio especial para los asistentes, y bloqueado un número de habitaciones para el congreso. Hemos preparado el programa con esmero, y esperamos que la mayoría de los asistentes se aloje en el hotel a través de nuestra plataforma de reserva. Pero… ¿Sabemos exactamente de cómo hacen las reservas de habitación nuestros asistentes?

Nos hacemos una idea de que los organizadores de eventos compiten con otros actores en la captación de las reservas de habitación:
– Por un lado, otras plataformas de reservas como Booking.com, Trivago, etc. “aseguran“ los mejores precios en la misma ciudad, con lo que los asistentes tienen a mano otros establecimientos además del hotel oficial.
– Por otra parte, Airbnb, Homeaway, etc. han irrumpido con fuerza, no sólo para reservas vacacionales, sino también como una oferta atractiva a los asistentes a eventos.
– Por último, los propios hoteles promueven la contratación directa, y no a través de terceros, incentivando esta opción con programas de fidelización, descuentos, etc.

La PCMA Foundation, Hilton y el Convention and Visitors Bureau de Nueva York han financiado un estudio que muestra unos resultados sorprendentes sobre el comportamiento de los asistentes a eventos, a la hora de reservar sus habitaciones.

Estoy seguro de que las conclusiones del estudio serán de mucha utilidad tanto a organizadores profesionales de congresos, como a promotores locales que se enfrentan por primera vez al reto de organizar un evento, sin referencias de ediciones anteriores, o responsables de hoteles con departamentos MICE.

Canales de reserva de habitación

El estudio llevado a cabo muestra que el 51% de los encuestados reservaron a través de la plataforma del organizador, dentro del cupo ofrecido por el hotel para el evento. Un 25% de la mitad restante reservó en el hotel oficial, pero no a través de la plataforma del organizador, por lo que el hotel no hacía la reserva dentro del cupo ofrecido para el evento. Por último, un 25% reservó en otros hoteles o alojamientos ofrecidos por Airbnb y similares.

Sorprende ese alto porcentaje de personas (un 25%) que reserva en el hotel oficial, pero no a través del organizador. Entre las razones para esta actitud los participantes alegan que creen conseguir mejores ofertas en otras plataformas de reserva, o que reservando directamente con los hoteles pueden acceder a sus programas de fidelización de clientes, obteniendo puntos o descuento. Curiosamente, 2/3 de este grupo acaba pagando más que si lo reservaran a través del organizador del evento.

2/3 de los que reservan fuera de la plataforma oficial acaba pagando más que si lo reservaran a través del organizador del evento.

Con independencia de cómo reservaron finalmente su alojamiento, el 45% de los asistentes usaron la web del evento para planear su estancia, un 34% utilizó búsquedas en Google, y un 27% confió en recomendaciones de colegas y amigos.

Principales problemas en las reservas de habitación

Otro apartado interesante de este estudio hace referencia a los problemas o frustraciones de los participantes, a la hora de reservar su habitación para el congreso. Una información de lo más útil para los organizadores u hoteles que quieran mejorar la experiencia de los participantes. Las quejas principales fueron: – Imposibilidad de elegir el tipo de habitación en los hoteles oficiales del congreso, a través de la web del organizador. – Falta de disponibilidad en el hotel preferido para la convención. – Incertidumbre sobre si la opción ofrecida por el organizador es la más económica.

Comportamiento de los asistentes según edad

El estudio también encontró diferencias según la edad de los participantes hala hora de hacer las reservas de habitación, siendo los asistentes de más de cuarenta años los que preferían en mayor medida las plataformas de reserva oficiales del congreso, y los menores de cuarenta los que buscaban otras alternativas.

El estudio -del que puedes pedir una copia en la página de la PCMA Fundation– puede ser una herramienta muy útil para conocer mejor el comportamiento de los asistentes a eventos, y mejorar nuestras plataformas de reservas. Atendiendod a los resultados del estudio, ¿Cómo podríamos mejorar nuestra página de reservas?

  1. Negociando con el hotel para que el precio de las habitaciones de nuestro grupo estén siempre por debajo del precio de la web oficial del hotel,
  2. Asegurando en la página de reserva del evento que el precio especial es el mejor precio disponible.
  3. Permitiendo en la web la elección de tipo de habitación, o régimen (tal como podría hacerlo en la web del hotel)
  4. Ofreciendo valor añadido para los que reserven en hotel oficial a través de la plataforma de reserva (traslados aeropuerto-hotel, descuentos, etc.).

Deja un comentario

Cerrar menú